Tips voor Veilig printen, scannen en kopiëren

Multifunctional is een verzamelnaam voor apparatuur die over een diversiteit aan functionaliteiten beschikt. Denk hierbij aan functies zoals; kopiëren, printen, faxen, scannen en e-mailen.

Laat geen documenten achter

Maak er bij het kopiëren een gewoonte van dat je altijd kijkt of er geen originelen zijn achtergebleven. Controleer ook altijd wanneer je iets van de printer pakt of het compleet is. Het kan zomaar zijn dat een deel nog niet afgedrukt is, omdat het papier op is. Een collega die het papier bijvult zal dan alsnog jouw afdrukken te zien krijgen.

Laat je niet afleiden

Even snel een telefoon beantwoorden kan er al voor zorgen dat je even vergeet dat je iets aan het printen was. In de tussentijd kunnen de afdrukken in handen komen van medewerkers of derden waarvoor de informatie niet bedoeld is. Zorg dat je bij de printer staat wanneer deze gevoelige informatie aan het afdrukken is.

“Met deze oplossing komen jouw afdrukken niet zomaar in handen van derden“

Gebruik een beveiligingscode

Sommige multifunctionals beschikken over de mogelijkheid om documenten alleen maar af te drukken nadat eerst de beveiligde pincode van de gebruikers is ingevoerd. Gebruik deze optie bij het printen van gevoelige informatie, zodat alleen in jouw bijzijn de printer de informatie kan afdrukken. Zeker wanneer de printer zich in een andere ruimte bevindt.

Weet waarmee je werkt

Multifunctionals beschikken vaak ook over een functie waarbij je scans direct per e-mail kan verzenden. Cybercriminelen versturen ook malware via e-mail waarbij ze aangeven dat de bijlage het gescande document bevat. Bij het openen van zo’n document met malware kan de computer geïnfecteerd raken. Wanneer je weet met welk merk en type apparatuur er binnen de organisatie gewerkt wordt, kun je ook sneller beoordelen of het betrouwbaar is of niet. Dus let op wanneer iets verzonden is vanaf onbekend merk. Zeker wanneer je weet op welk merk printer de organisatie print, dan weet je al dat het onbetrouwbaar kan zijn.

Geef geen informatie aan derden

Zoals uit de vorige tip is af te leiden, is het voor een crimineel interessant om te weten welke apparatuur er gebruikt wordt. Geef daarom nooit informatie over apparaten die intern gebruikt worden door aan derden.

Printers hebben ook een geheugen

Veel van de moderne printers en zeker de multifunctionals hebben een geheugen. Hiermee kan je vanaf het apparaat zelf een eerder afgedrukt document nogmaals laten afdrukken. Hier heb je het oorspronkelijke bestand niet eens voor nodig. Wees je hiervan bewust of laat de geheugen functionaliteit uitzetten.

Check alle instellingen voor veilig printen thuis en op kantoor.

Aanbevolen producten voor Veilig Printen

Voor meer informatie over veilig printen op Lexmark producten